Michael xét lại mình, ông kỹ sư thua vì bữa tiệc và phong cách thắng danh tiếng

Xét lại mình trước khi ngồi vào bàn đàm phán

Một tuần lễ chuẩn bị, và việc đầu tiên không phải là tìm lỗi của người kia mà là nhìn lại phần lỗi của chính mình.

Công ty Manhaton là một xí nghiệp cỡ vừa sản xuất thiết bị trọn bộ. Hai phó tổng giám đốc quan trọng của công ty là Michael, phụ trách thiết kế kỹ thuật, và Rock, phụ trách kinh doanh. Công ty vừa tung ra thị trường kiểu máy mới tên "781". Michael quy định tốc độ làm việc của máy không được vượt quá một nghìn ba trăm đơn vị mỗi giờ, trong khi bộ phận của ông còn đang cố gắng nâng khả năng ấy lên gấp đôi. Nhưng ông ngạc nhiên phát hiện khách hàng đang cho máy chạy vượt xa định mức, và dù phần lớn máy vẫn vận hành, đã có vài chiếc hỏng. Hóa ra Rock không hề nhắc khách giữ đúng tốc độ. Rock lý giải rằng muốn thắng trong cạnh tranh phải khai thác hết tiềm năng loại máy mới, như thế còn làm các sản phẩm khác dễ bán hơn, và tỉ lệ sự cố vẫn chưa rơi vào mức xấu nhất. Michael thì thấy sự cố nhiều lên sẽ làm hỏng danh tiếng cả hai bên. Tổng giám đốc nói với hai người một câu đầy ẩn ý: tôi mong hai ông giải quyết chuyện này một cách hòa bình, nghĩa là chỉ có đàm phán.

Hai bên hẹn một tuần sau gặp nhau. Michael dùng cả tuần để chuẩn bị tâm lý thay vì lập danh sách lỗi của đối phương. Ông tự xét lại mình: quan hệ giữa ông và bộ phận bán hàng không tốt, ông phải nhận mình có phần trách nhiệm. Ông vẫn thấy bộ phận mình cao hơn một bậc, vì thiết kế kiệt tác như máy 781 cần bao công sức nghiên cứu, còn bên bán hàng thì không hiểu nổi vì sao sản phẩm chính xác lại có khuyết tật trong tay họ. Nhưng ông cũng nhận ra mình đang dựa vào lòng tự tôn, vì danh tiếng trong ngành không muốn bị người bán hàng làm hỏng chỉ để đạt chỉ tiêu. Sau đó ông quan sát Rock: một người đứng đắn, tràn năng lượng, cởi mở, được mọi người quý, là nhà quản lý bán hàng giỏi, đầy khát vọng và có nhiều công lao, và Michael biết Rock mong ngồi lên chiếc ghế cao nhất của công ty.

Trước buổi gặp, ông bảo người giúp việc là Kent Haile điều tra doanh số ở các khu vực đặc biệt những năm gần đây: ai là khách lớn nhất, quan hệ với khách ra sao, tỉ lệ báo sửa chữa tăng giảm thế nào. Ông cũng họp các cốt cán trong bộ phận để bàn tài liệu của Haile, và dần hình thành kế hoạch. Ông cũng biết rằng đàm phán lần này không thể chỉ có lợi cho một phía, phải làm cho tổng giám đốc tin rằng chiếu cố toàn cục mới là vẹn toàn, và cách làm cũng không thể khiến Rock mất mặt. Hiện trạng buộc phải đổi, vì nó chỉ có lợi cho Rock. Michael bèn thi hành kế "gánh trước lỗi thay người", và để Haile đóng vai người phát ngôn ma, nêu ra các phản bác Rock có thể đưa ra để phân tích trước từng cái một. Cuối cùng ông đạt được mục tiêu trong đàm phán.

Giữ vẻ bí ẩn: người thắng quá sớm sẽ thua

Có người thắng được nửa cuộc đời bằng một cú điện thoại, rồi thua trọn trong một bữa tiệc.

Người đàm phán phải giữ vẻ bí ẩn của mình, nếu không chân tướng lộ sớm và cái giá phải trả sẽ lớn. Một ngân hàng ở vùng Deckers có một khách hàng khó đối phó là một kỹ sư. Thời kinh tế thịnh ông từng rất lẫy lừng, về sau kinh tế suy, công ty tư vấn của ông đóng cửa. Ngân hàng vẫn cho rằng ông là khách tốt vì trước đây quan hệ thân thiết, nhưng không muốn cho vay thêm nhiều. Ông kỹ sư thì mong chờ thời cơ trở lại, nên bày kế "vây Ngụy cứu Triệu": dựng chuyện làm suy yếu đối phương, buộc họ vào khuôn khổ.

Ông nhờ phòng kế toán chuẩn bị sẵn mấy chuyện để ứng phó, rồi trách ngân hàng làm việc quá chậm khiến kế hoạch nhập hàng của ông bị lỡ, gây thiệt hại lớn. Khi nhân viên ngân hàng lỡ chuyển một khoản tiền vào nhầm tài khoản công ty khác, ông càng có cớ, đem mọi "lỗi lầm" cũ của ngân hàng ra đòi bồi thường, làm giám đốc ngân hàng luống cuống phải gọi điện xin lỗi. Sau hai tuần, thấy đủ rồi, ông thu quân. Vị giám đốc sau khi mắc hàng loạt sai lầm đã chuẩn bị nhận mọi trách mắng nặng nề. Ông kỹ sư lúc ấy lại gọi điện, giọng nhẹ nhàng như không có chuyện gì, chỉ hỏi cách tính lãi cho khoản vay cá nhân hai năm trở lên. Giám đốc thở phào, giải thích tỉ mỉ, và khoản vay được làm theo điều lệ.

Về sau lại xảy ra chuyện. Ngày lễ Giáng sinh, giám đốc mời ông dự bữa trưa, ông uống say và để lộ nguyên hình, dương dương đắc ý. Vị giám đốc không nói gì, nhưng trong lòng giận đến cực độ, và hôm sau tuyên bố hủy khoản vay. Một bữa tiệc đã đốt cháy mọi thứ mà ông kỹ sư đã dày công xây dựng. Điều rút ra là trong đàm phán không nên để lộ chân tướng sớm, cũng không nên bày ra dáng vẻ người thắng quá sớm, mà nên để đối phương thấy họ mới là người thắng.

Phong cách thắng danh tiếng

Hai chiếc áo cùng giá: một chiếc đẹp mốt nhưng dễ phai màu, một chiếc kém mốt hơn nhưng lành bền, và người ta chọn theo cái thứ hai là chuyện khó nói.

Một giáo sư thương mại ở Đức nói: nếu bạn đi mua quần áo, thấy một chiếc rất mốt, mặc vào khoe được dáng người, nhưng nghe nói dễ phai màu, dễ nhăn; còn chiếc kia kém mốt hơn chút, màu không tươi, nhưng là hàng nổi tiếng thật sự, chất liệu tốt, may lịch sự, dùng bền, thì ở cùng một mức giá nhiều người vẫn chọn chiếc đầu. Người đàm phán cần chú ý sức ảnh hưởng của phong cách.

Một nghệ sĩ hài lão luyện dặn các học trò rằng tiếng nói điệu cười, từng cử chỉ của một người đều phản ánh phẩm hạnh và tu dưỡng của người ấy, và ngược lại, lời người khác bàn tán cũng ảnh hưởng đến phong cách ấy. Có người ít nói mà ai cũng thích ở gần vì họ làm ta nhẹ nhõm, có người vừa gặp đã nói oang oang, mặt mày hớn hở nhưng để lại ấn tượng chỉ được cái vẻ ngoài. Có công ty nhân viên chân thành đoàn kết, người trước kẻ sau đua nhau cống hiến, có công ty người làm cãi cọ nhau, lòng người ly tán nên việc không tiến. Vì thế tu dưỡng phong cách là việc bắt buộc.

Một quan chức ngoại giao kiêm giáo viên hướng dẫn nghiên cứu sinh quan hệ quốc tế kể rằng có loại người xuất hiện ở đâu mọi người đều chú ý, dù họ chỉ đứng hay ngồi lặng lẽ cũng tạo ấn tượng sâu và thậm chí khiến người ta tin tưởng. Ông lấy Chu Ân Lai làm ví dụ: bất cứ nơi nào ông xuất hiện, người ta đều cảm nhận uy nghiêm tỏa ra từ sức hút vô hình, những lời dí dỏm, nụ cười hiền và lời thăm hỏi ân cần của ông làm ai cũng xúc động. Phong cách ấy không nhất thiết liên quan đến vẻ đẹp bên ngoài, mà ở chỗ bạn có biểu lộ được nó qua nét mặt, lời nói, động tác hay không. Cái làm lay động lòng người là phong cách, không phải ngoại hình.

Freud cho rằng ai cũng có một hình tượng mà mình tôn thờ, gọi là "cái tôi lý tưởng", và thường là điều mơ mộng. Người ngồi trên bàn đàm phán đến từ nhiều nơi, mỗi người một hình tượng, nhưng có lẽ ai cũng muốn lưu lại cho đối phương ấn tượng thân thiện, thông minh, uyên bác, nói năng lưu loát. Nhưng dù "cái tôi lý tưởng" hoàn hảo đến đâu cũng phải được thể hiện qua tiếng nói, điệu cười, cử chỉ, lời nói và việc làm của mình: tư thế đứng, ngồi, đi, giọng lên xuống, cách đùa, mức chăm chú khi nghe. Những điều này không phải bắt chước vụng về hay kiểu cách mất tự nhiên, mà là sự vừa hòa hợp vừa nhanh trí, từ đó tỏa ra cảm giác quyền uy và sức quyến rũ vô hình. Khi ấy không danh tiếng mà thắng danh tiếng, khiến người ta khâm phục.

Tự tin, đừng sợ hư danh, và biết nghĩ kế trong lúc nguy

Ghế của đối phương cao đến đâu thì khả năng đàm phán của họ cũng chưa chắc cao đến đó.

Cựu ngoại trưởng Mỹ Baker từng nói tự tin là cơ sở, là hạt nhân định vị tâm tình của người đàm phán. Khi hai bên ngồi đối diện chăm chú nhìn nhau, ít nhiều vẫn thấy mất tự nhiên. Chút căng thẳng giúp tập trung và nghĩ kỹ, nhưng căng quá thì ý không diễn đạt trọn. Nhìn rõ ưu thế của mình, giữ đầu óc tỉnh, điều chỉnh âm điệu và tiết tấu cùng cảm xúc, rồi thể hiện mình một cách tự nhiên là nền tảng tốt. Một vị bộ trưởng ngoại thương Trung Quốc nói từng bước làm vững chắc, tự tin, đáp ung dung, động tác tự nhiên sẽ khiến đối phương thấy đàm phán với bạn là một niềm hưởng thụ, và họ sẽ tự dặn mình phải thật cẩn thận để khỏi mất mặt, thế là cuộc đàm phán thành công hơn nửa.

Người đàm phán không nên bị hư danh dọa. Lý thuyết đàm phán học nhắc rằng mọi người là một phần của xã hội nên năng lực của ai thường gắn với đánh giá của người khác; vì thế khi ngồi đối diện một chủ tịch hội đồng quản trị hay tổng giám đốc còn mình chỉ là trợ lý hay quản lý một bộ phận, hình ảnh của mình dễ lu mờ, sinh tự ti. Nhưng năng lực của họ chưa chắc nằm ở đàm phán, họ có thể rất giỏi kinh doanh, rành sản xuất mà không giỏi bàn bạc. Trước khi hiểu rõ đối phương, đừng tự coi nhẹ mình. Hư danh của họ có thể chỉ là hổ giấy, ngoài mạnh trong yếu. Ngược lại, người đã đàm phán nhiều lần, từng thành công, được lãnh đạo coi trọng, mỗi khi bước vào một cuộc mới phải quên các thành công cũ và lời khen cũ, vì nếu đắc ý thì một lần thất bại là mất sạch uy danh. Hội trưởng Hội Thương mại quốc tế Pháp là Sacré nói thêm rằng muốn thành chuyên gia đàm phán còn phải biết kiểm tra xem năng lực mình có xứng với danh tiếng không, và hiểu quy luật người sau hơn kẻ trước.

Người đàm phán còn phải nghĩ ra kế hay trong lúc nguy ngập. Đó là năng lực của tố chất tâm lý, dùng trí thông minh không cạn để ứng biến, vì đàm phán luôn thay đổi theo thời gian. Phải liên tục điều chỉnh tâm lý, đừng giữ mãi một vẻ mặt, một giọng điệu, mà nhiều màu nhiều vẻ. Một quan chức Liên Hợp Quốc viết trong hồi ký rằng khi gặp trường hợp bỡ ngỡ hay cấp trên nghiêm khắc, người ta gò bó ít nhiều rồi dần hết theo thời gian, nhưng trong đàm phán thời gian có hạn, nếu bạn vừa mở miệng đã nói lộn xộn, mồ hôi đầm đìa thì chắc chắn thua. Muốn trấn tĩnh tự nhiên phải không ngừng rèn tu dưỡng tâm lý, giữ tâm thế lạc quan, tham gia nhiều hoạt động xã hội, thường xuyên tổng kết thực tiễn, nhờ vậy mới thích ứng hoàn cảnh, tăng lòng tin và chống được áp lực tâm lý.

Nguồn: Tư Mã Sơn Nhân, Nguyên An, Âm Dương Kinh.